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El proceso de cambio en una organización es siempre complejo, pues implica salirse de la zona de confort, generar inconformidades y puede dañar el clima de la organización, sin si quiera hacerse efectivo por los componentes reto, diferencia e incertidumbre. Por ello, se necesita tener cuatro frentes claros.

1° Paso Diagnóstico : Entender que tan lista está la empresa para realizar el cambio.

Este paso incluye entender tanto el momento de la organización como de sus colaboradores. Para ello, se debe tener en cuenta los procesos diarios, para entender que tanta energía y que esfuerzos puntuales deben llevarse a cabo, para que el cambio implique el mínimo nivel de estrés adicional posible a estas actividades.

Además, debe revisar los recursos con los que cuenta la organización para apoyar el cambio, comunicarlo, hacerle seguimiento y retroalimentarlo. También debe considerarse la velocidad con la que debe ser implementado el cambio y la velocidad con la que se mueve la atención y aprendizaje de los colaboradores de la organización, para poder generar un plan de acción que busque un balance en ambos y optimice el proceso.

Por último, se debe tener un entrenamiento para adecuar la organización y sus colaboradores al cambio, desde el fortalecimiento y desarrollo de conocimientos, habilidades y competencias pertinentes. Al realizar este entrenamiento, se pueden reconocer a los talentos que están listos para ser agentes de cambio, es decir, quienes guían a otros colaboradores mientras avanza el desarrollo del cambio y definir los roles de estos agentes.

2° Paso Plan : Generar un plan para sensibilizar e involucrar a los colaboradores.

La preparación debe considerar un plan de presupuesto claro que se acople con la situación financiera de la empresa, para hacer planes de acción basados en números reales y acciones concretas.

Al crear los planes de acción se deben tener en cuenta procesos de aprendizaje, retención, motivación y manejo de inteligencia emocional en los colaboradores. Para facilitar este proceso, se le debe dar sentido profesional y personal del cambio al adulto. A su vez, al exponer una voz líder y crear una visión positiva del cambio, se guían los colaboradores a un proceso de consciencia en términos de beneficios y razones coherentes del cambio. Con esto dado, será más fácil tener al colaborador motivado ante el cambio.

Es importante saber que la visión debe ser clara en el “cómo”, “cuándo”, “para qué” e “involucrando a quién”, dándole una gran relevancia al colaborador como ficha clave para la ejecución del cambio.

Con el fin de hacer un proceso de sensibilización y aceptación más eficiente, se recomienda generar un plan de comunicación. Este plan será útil para reducir la resistencia que debe tratarse desde la apertura de canales de comunicación donde las personas tengan contacto con un líder o agente del cambio para resolver las dudas y posibles confusiones que se presenten por parte de los colaboradores ante los retos, implicaciones, beneficios y consecuencias del cambio.

Por lo anterior, el agente del cambio debe ser escogido desde el perfil de una persona que inspire respeto, reconocimiento y cercanía para los colaboradores, para que la oratoria genere más atención y lealtad para aceptar y apoyar el cambio.

3° Paso Ejecución : Implementar y hacer seguimiento de un plan de acción concreto.

Para una buena ejecución, es recomendable en primera instancia hacer un cronograma concreto para poder hacer reales las ideas y planes propuestos. En segunda instancia, es importante que los trabajadores siempre sean conscientes de la equidad existente entre el esfuerzo que pongan y los resultados que están recibiendo del proceso del cambio, para mantener la motivación y siempre tener el canal de comunicación abierto.

Otro punto importante, es realizar un seguimiento constante y retroalimentación, para asegurarse que todo está yendo en la dirección pronosticada o, si es necesario, corregir la dirección con cambios pertinentes en la ejecución.

4° Paso Mantenimiento : Mantener y nutrir el cambio como respuesta acertada.

Para este paso es importante considerar la retroalimentación y resultados encontrados en el paso tres, pues de ahí se pueden generar varias acciones preventivas a que la organización vuelva a su estado inicial. Para esto se debe nutrir el cambio resaltando las ventajas competitivas y logros que se alcanzan nuevos y hacerlos evidentes para mantener la motivación y que se vaya estandarizando el cambio, desde el compromiso que se genere de los colaboradores frente a los aspectos positivos y los incentivos.

Es posible que durante los pasos 1 a 3 se observe que los resultados esperados en la realidad no fueron tan acertados versus las expectativas, por ende, debe considerarse también el estar abiertos a retroceder, desde una perspectiva de análisis de oportunidades de mejora.

Para una gestión del cambio efectiva, se debe entender al colaborador como protagonista de ese cambio, entendiendo las diferencias individuales para aprendizaje y motivación. Además es importante el papel que entra a jugar el agente de cambio, esa voz líder que va a generar el compromiso e identificación del trabajador para aportar al cambio. Todo aquello basado en el protagonista de este proceso.